Erfahrung aus der Praxis: S+L Elektrotechnik
Der Flachbildschirm im Eingangsbereich von der S & L Elektrotechnik GmbH sticht sofort ins Auge. Schön bunt ist das Bild, welches der Betrachter dort entdeckt. Bunt deshalb, weil jeder Elektromonteur des Unternehmens eine eigene Farbe hat und somit auf den ersten Blick sofort sehen kann, wo er die Woche über im Einsatz ist. Auch das Büroteam sowie die Geschäftsführer Ralf Schockmann und Dirk Lohmann, die am Standort Ascheberg-Herbern zurückbleiben, wissen, wer gerade wo aktiv ist. Die Kalenderfunktion der Software TopKontor Handwerk ist hier also voll im Einsatz.
Aber das 2000 gegründete Unternehmen nutzt noch mehr Funktionen, die die Software mitbringt. Vor sechs Jahren hat sich das Unternehmen für die Handwerkersoftware aus dem Softwarehaus blue:solution software GmbH entschieden. „Das Preis-Leistungs-Verhältnis und die einfache Bedienbarkeit, die doch sehr an die Microsoftanwenderprogramme erinnert, haben uns damals überzeugt“, erinnert sich Ralf Schockmann. Davor hatte das Team auf eine andere Software gesetzt. Allerdings war die Betreuung nicht zufriedenstellend und so landeten die Jungunternehmer bei dem Rheinenser Unternehmen. „Wir haben außerdem gleich einen Pflegevertrag abgeschlossen, damit wir immer auf dem neuesten Stand sind“, betont Schockmann.
Angebot und Rechnungen einfach erstellen
Gleich an sieben Arbeitsplätzen ist die Software installiert. Ein achter steht bereits in der Planung. Auf den Kalender hat Schockmann sogar von Außerhalb des Büros Zugriff: Mit der App TopReparatur sieht er auch unterwegs, wo welcher Monteur gerade eine Baustelle hat. Bisher hat nur er Zugriff. In Zukunft sollen auch die Kollegen mit Smartphones und der entsprechenden App ausgestattet werden. „Das Büro für unterwegs geht auch am Handwerk nicht vorbei“, da ist sich Ralf Schockmann sicher. Im Büro kommt derweilen die kaufmännische Software voll zum Einsatz: Ganz einfach werden Angebote und Rechnungen erstellt. Über die Schnittstelle Datanorm sind außerdem die Stückpreislisten der Großhändler immer auf dem aktuellsten Stand und somit eben auch die Angebote für die Kunden. Ist der Auftrag erteilt und die Arbeit getan, werden die Rechnungen geschrieben. Dabei greift die Software auf die hinterlegten Informationen des Kunden zurück und erzeugt daraus die passende Rechnung. Und das alles auf dem individuell gestalteten Briefbogen mit dem Logo des Unternehmens. Bei mehr als 1.500 Rechnungen, die das Unternehmen für Elektrotechnik und Photovoltaikanlagen schreibt, behält das Team so den Überblick.
Überblick über offene Posten
Die Offene-Posten-Verwaltung hilft dabei außerdem noch zusätzlich: Die offenen Rechnungen werden hier nach Fälligkeit sortiert und der Anwender entsprechend erinnert, den Zahlungseingang zu prüfen. Ist das nicht erfolgt, liefert TopKontor Handwerk ein fertiges Anschreiben für die erste Zahlungserinnerung mit dem neu errechneten Zahlungsziel. Nach der Zahlungserinnerung folgen verschiedene Mahnstufen. Auch für diese gibt es vorformulierte Mahnanschreiben und entsprechende Erinnerungen von der Software. „Hier haben wir nicht nur den Überblick über die offenen Posten, sondern auch über den monatlichen Umsatz“, erklärt Ralf Schockmann die Vorzüge. Mit den Jahren hat das Unternehmen auch immer mehr Vorteile in dem Programm entdeckt. Die Vielzahl an Möglichkeiten bleibe im normalen Alltagsgeschäft leider häufig unentdeckt „und plötzlich, im Gespräch mit dem Kundebetreuer, tauchen Wünsche oder Ideen auf und wir entdecken, dass die Software das auch kann. Man muss es nur wissen“, erklärt Schockmann schmunzelnd. So hatte das Unternehmen bis dato alle laufenden Aufträge in einer Excelliste dokumentiert. In der Software gibt es allerdings einen Reportgenerator, über den eine Liste der Angebote für einen bestimmten Zeitraum und einen zuvor festgelegten Kundenkreis erstellt wird. Diese Liste sorgt dafür, dass das Team im Unternehmensalltag genau weiß, welche Projekte gerade welchen Status haben.
Importschnittstelle GAEB im Einsatz
In Zukunft will das Unternehmen auch die Möglichkeit nutzen, die Ausgangsrechnungen über die Datev-Schnittstelle direkt zum Steuerberater zu übermitteln. „Das müssen wir uns noch einmal genauer ansehen“, erklärt Dennis Busert, der bei der S & L Elektrotechnik GmbH gemeinsam mit Willi Eggenstein die Büroarbeit mit TopKontor Handwerk erledigt. Die Schnittstelle GAEB hat das Unternehmen dagegen regelmäßig im Einsatz. Über diese Importschnittstelle können neben Leistungen auch Ausschreibungen von kommunalen Bauämtern importiert werden. Ist die Datei eingelesen, kann die S & L Elektrotechnik GmbH die Preiskalkulationen manuell eintragen. Oder: „Ganz praktisch und bequem finde ich, dass ich mit einem Doppelklick in unserem angelegten Leistungsstamm lande und dort die entsprechende Leistung einfach auswähle, die dann automatisch in die Ausschreibung eingefügt wird“, betont Dennis Busert. Anschließend wird die fertige Ausschreibung auf den Rechner exportiert und an die entsprechende Behörde übermittelt.
Spezialist für Elektrotechnik in der Landwirtschaft
In den letzten 14 Jahren ist das Unternehmen auf 20 Mitarbeiter angewachsen. Drei Auszubildende werden aktuell als Fachkräfte für die Elektrotechnik ausgebildet. „Wir haben zwei Standbeine, die uns eine solide und gesunde Unternehmensbasis liefern“, erklärt Ralf Schockmann. Neben den klassischen Elektroinstallationen in Privathäusern ist das Unternehmen der Experte für Elektrotechnik im landwirtschaftlichen Bereich. In den Ställen installiert das Unternehmen Alarm-, Fütterungs- und Klimasysteme, Mahl- und Mischtechnik sowie komplette EDV-Systeme inklusive Vernetzung zwischen Stall, Wohnhaus und mobilen Endgeräten. „Einige unserer Mitarbeiter kommen, ähnlich wie mein Geschäftsführerkollege Dirk Lohmann auch, aus der Landwirtschaft und kennen sich in der Branche aus und scheuen sich nicht davor, im Stall zu arbeiten“, erklärt Ralf Schockmann. Dazu kommt noch das Standbein der Installation, Pflege und Wartung von Photovoltaikanlagen.
Zeiterfassung zeigt Rentabilität auf
Seit einiger Zeit beschäftigt sich das Unternehmen auch mit dem Thema Zeiterfassung. Dafür setzt es die Software TopKontor Zeiterfassung ein – ebenfalls ein Produkt aus dem Hause blue:solution. Dabei gehe es allerdings nicht darum, die eigenen Kollegen rund um die Uhr zu überwachen, sondern darum, die Produktivität des Unternehmens besser kontrollieren zu können. „All unsere Monteure sind den ganzen Tag unterwegs, fahren von Baustelle zu Baustelle. Mit einer Zeiterfassung können die für Projekte eingesetzten Arbeitszeit genau sowie zeitnah dokumentiert und anschließend ausgewertet werden“, so Ralf Schockmann. Über eine Schnittstelle werden die Daten, die für Arbeitsprozesse aufgewendet werden, von der Zeiterfassungssoftware an die Handwerkersoftware TopKontor Handwerk übermittelt und stehen hier für eine weitere Auswertung zur Verfügung. Vorstellen kann sich das Unternehmen hier außerdem, dass die Monteure zeitnah auch die mobile Zeiterfassung nutzen und über mobile Endgeräte die Zeiten erfassen.