Das neue Modul DMS Connect

Revisionskonforme Archivierung ihrer Dokumente

Das TopKontor Handwerk bietet ab dem 01. Juni 2018 eine direkte Schnittstelle zur Document Management Software (DMS) ecoDMS. Mit dem Modul DMS Connect werden alle in TopKontor Handwerk ausgedruckten Dokumenttypen automatisch in ecoDMS archiviert. Selbstverständlich werden alle über TopKontor Handwerk in ecoDMS archivierten Dokumente in den jeweiligen Bereichen wie Projekt- oder Adressenstamm wieder angezeigt und können dort auch wieder aufgerufen werden.

ecoDMS Logo

Dokumente einfach, schnell und sicher (GoBD-konform) in einem DMS archivieren

Zeit sparen bei der Be- und Verarbeitung und vor allem bei der Dokumentsuche

Komfortable Suche über alle Dokumentinhalte via Volltextsuche

Einfache Weitergabe der Dokumente (z.B. an das Steuerbüro)

Dokumente jederzeit und überall im Zugriff

Weniger Zeitaufwand für die Ablage bzw. mehr Zeit für das Wesentliche!


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Hinweise zur Speicherung Ihrer Daten:

Wir benötigen Ihre E-Mailadresse, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Da wir Ihnen bei einer telefonischen Beratung wesentlich besser beratend zur Seite stehen können, würden wir uns über die Angabe Ihrer Telefonnummer freuen.

Damit wir Sie persönlich ansprechen können, würden wir uns ebenfalls über die Nennung Ihres (Firmen)-Names freuen.

Weitere Hinweise zur Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.


Häufige Fragen vor dem Kauf:

Um über TopKontor Handwerk in ecoDMS zu archivieren und in TopKontor Handwerk archivierte Dokumente wieder aufrufen zu können, benötige ich das Zusatzmodul “DMS Connect” (im Mehrplatzbetrieb mit der entsprechenden Anzahl von Arbeitsplatzlizenzen). Darüber hinaus wird eine Mietlizenz ecoDMS One für TopKontor Handwerk benötigt.

Alle Dokumente (Angebote, Rechnungen, Dokumente der Textverarbeitung, externe oder gescannte Dokumente usw.), die über TopKontor Handwerk im Netzwerk archiviert werden, können auch an jedem TopKontor Handwerk-Arbeitsplatz wieder aufgerufen werden. Möchte ich ecoDMS One auch außerhalb von TopKontor Handwerk nutzen, um Dokumente zu archivieren oder z.B. über Volltextsuche in ecoDMS One zu recherchieren, benötige ich für jeden Arbeitsplatz, an dem ich dies nutzen möchte eine Mietlizenz ecoDMS One.

Nein. Die ecoDMS One – Version, die von blue:solution geliefert wird, ist für die Integration von TopKontor Handwerk optimiert. Eine voll integrierte Nutzung von ecoDMS One mit TopKontor Handwerk ist ausschließlich mit der ecoDMS One Mietlizenz nutzbar, die von blue:solution geliefert wird.

Die „Miete“ ecoDMS One beinhaltet die Nutzung der aktuellen Version von ecoDMS One an einem Arbeitsplatz. Durch die Miete ist auch die Aktualität gewährleistet.

Die „Miete“ von ecoDMS One incl. E-Mail-Archivierung bietet neben der Nutzung und der Gewährleistung der Aktualität noch zusätzlich die Möglichkeit, an diesem Arbeitsplatz ein- und ausgehende E-Mails dauerhaft rechts- und revisionssicher zu archivieren und nach E-Mails zu recherchieren.

Die Daten in ecoDMS bleiben selbstverständlich erhalten und können über den Arbeitsplatz, an dem die ecoDMS One-Lizenz installiert ist nach wie vor abgerufen werden. Die automatische Archivierung über TopKontor Handwerk sowie der Zugriff auf archivierte Dokument über TopKontor funktioniert dann allerdings nicht mehr und die ecoDMS One-Lizenz wird nicht weiter aktualisiert.

Für einen zentral über einen Server verwalteten Mailclient benötige ich eine Lizenz. Werden einzelne Mailclients an jedem Arbeitsplatz verwaltet, benötige ich für jeden Arbeitsplatz, der einen eigenen Mailclient verwaltet auch eine Lizenz ecoDMS One incl. E-Mail-Archivierung.

Eine Mietlizenz von ecoDMS One kann gekündigt werden und der Softwarepflegevertrag für TopKontor Handwerk kann unabhängig weiter laufen (siehe auch die Frage: Was passiert, wenn ich den Mietvertrag für ecoDMS One kündige?). Im Gegensatz dazu kann die Integration von ecoDMS One nicht weiter genutzt werden, wenn der Softwarepflegevertrag gekündigt wird. Das liegt daran, dass die Versionen von TopKontor Handwerk und ecoDMS One hinsichtlich Ihrer Aktualität aufeinander abgestimmt sein müssen.