Erfahrung aus der Praxis: Sanitär- und Heizungstechnik Jens Gottschalk GmbH
Als die Jens Gottschalk GmbH auf die Handwerkersoftware TopKontor Handwerk umsteigt, beginnt im Unternehmen ein neues Software-Zeitalter: Es erfolgt der Wechsel von einer DOS- auf eine Windowsbasierte Bürosoftware. Das ist 2004. Damals ist der Wunsch des Umstiegs im Norderstedter langsam gewachsen und als ein Fachhandelspartner des Softwareunternehmens blue:solution software GmbH TopKontor Handwerk vorstellt, ist klar: das wird die neue Bürokraft. Bis heute hat der Experte für Sanitär- sowie Heizungstechnik und Bedachung sowie Bauklempnerei den Umstieg nicht bereut. Auch, wenn der Wechsel am Anfang nicht ganz so reibungslos verlaufen ist, daran erinnert sich Martin Kalies.
„Uns war eine 100 prozentiges Importieren unseres Kundenstamms von der alten Software zu TopKontor Handwerk versprochen worden. Doch das hat leider nicht so ganz funktioniert“, erzählt Kalies. „Damals noch in den Kinderschuhen, passiert das aber heute garantiert nicht mehr mit TopKontor Handwerk. Und wir haben die Gunst der Stunde genutzt, unseren Kundenstamm einmal ordentlich zu entrümpeln“, erklärt Martin Kalies schmunzelnd. In dem 1995 gegründeten Unternehmen eine nicht unerhebliche Arbeit, denn bis dahin hatten sich schon so einige Karteileichen festgebissen. Aber am Ende habe es sich aber gelohnt und somit kann das Unternehmen mit einer nigelnagelneuen sowie einem bereinigten Kundenstamm in der Büroarbeit neu durchstarten. Bis heute hat sich die Software immer weiterentwickelt und sich den Bedürfnissen der Handwerksbranche angepasst. Dazu wurden Module entwickelt, die die Arbeit im Handwerkerbüro vereinfacht haben. Das, und das tolle Preis-Leistungs-Verhältnis sorgen beim Unternehmen Jens Gottschalk GmbH für ein gutes Gefühl.
Nachkalkulation und Offene-Posten-Verwaltung
„Leider nutzen wir noch lange nicht alle der vielen Funktionen, die wir optional dazu gebucht haben“, sagt Martin Kalies. Es sei der fehlenden Zeit geschuldet, dass beispielsweise das praktische Aufmaßcenter noch nicht zum Einsatz kommt. Die fehlende Zeit sei dem Umstand geschuldet, dass die Auftragslage eben sehr gut sei, so Kalies, und nicht der Bedienbarkeit der Anwenderoberfläche der Software. Denn die sei alles andere als kompliziert oder umfangreich. Weil die Oberfläche an die gängigen Microsoftanwenderprogramme angelehnt ist, ist TopKontor Handwerk kein Neuland für Martin Kalies. Mit dem Aufmaßcenter wolle sich das Unternehmen in Zukunft intensiv auseinandersetzen. Damit kann das Unternehmen die vor Ort beim Kunden erfassten Aufmaße in der Software dokumentieren und als Basis für detailgenaue Angebote nutzen. Intensiv genutzt werden bei der Jens Gottschalk GmbH allerdings die Funktionen Nachkalkulation und OP-Verwaltung. Gerade die Nachkalkulation ist hilfreich für zukünftige Angebote und um zu verhindern, dass Projekte aus dem Ruder laufen. Sie gibt Antworten auf die Fragen, ob der Arbeitsstundeneinsatz vernünftig kalkuliert war oder ob die Materialien entsprechend eingesetzt wurden. Der Soll-Ist-Vergleich im projektbezogenen Nachkalkulationskonto macht dann deutlich, wie ein Projekt verlaufen ist. Bequem können die Ist-Daten in der Schnellerfassung oder direkt in dem Nachkalkulationskonto erfasst werden. Aktuelle Einkaufspreise branchenspezifischer Materialien, die in der Bürosoftware TopKontor Handwerk hinterlegt und über Schnittstellen immer auf dem aktuellsten Stand sind, kombiniert mit der Menge des eingesetzten Materials und der kalkulierten Arbeitszeit liefern einen noch ausführlicheren Soll-Zustand.
Wird hier nach dem Abschluss eines Projekts nachkalkuliert, also der Ist-Zustand plus die Extrakosten erhoben, kann schnell eine Differenz deutlich werden. „Wer den Überblick behält, stärkt die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens und stellt es sicher sowie solide für die Zukunft auf“, betont Martin Kalies. Auch die Offene-Posten-Verwaltung gehört bei der Jens Gottschalk GmbH zu einem vielgenutzten Modul. Die offenen Rechnungen werden hier nach Fälligkeit sortiert und der Anwender entsprechend erinnert, den Zahlungseingang zu prüfen. Ist das nicht erfolgt, liefert die Software ein fertiges Anschreiben für die erste Zahlungserinnerung mit dem neu errechneten Zahlungsziel. Nach der Zahlungserinnerung folgen verschiedene Mahnstufen. Auch für diese gibt es vorformulierte Mahnanschreiben und entsprechende Erinnerungen von der Software. „Hiermit haben wir alle offenen Posten im Blick und können entsprechend darauf reagieren. Auch das ist wichtig für die Wirtschaftlichkeit unseres Unternehmens“, betont Martin Kalies. Als noch mit der älteren Software gearbeitet wurde, führte der kaufmännische Leiter und Prokurist noch Excellisten. Damit behielt er den Überblick, konnte allerdings die Daten nicht automatisch als Grundlage für zu erstellende Dokumente nutzen. Mit TopKontor Handwerk können Datenstämme vielfältig genutzt werden und Kundenhistorien angelegt werden, die einen praktischen Überblick bieten.
Praktische Schnittstellen als Tür nach draußen
Auch auf die mitgelieferten Schnittstellen schwört Kalies. So kann er für die Kunden immer auf die neuesten Preise der Großhändler zugreifen und somit preisaktuelle Angebote sowie Kalkulationen erstellen. Eine händische Pflege sei bei den sich ständig ändernden Preisen und Materialstämmen unmöglich. Mit der GAEB-Schnittstelle kann Martin Kalies GAEB-Ausschreibungen zeitnah sowie einfach importieren und verpasst somit nichts. Gleichzeitig kann er bei dieser GAEB-Datei seine Kalkulation hinterlegen, um sie dann an den Auftraggeber zurückzusenden. Das ist eine enorme Zeitersparnis, die am Ende natürlich auch die Einsparung von Kosten bedeute. An 18 Arbeitsplätzen ist die Handwerkersoftware im Unternehmen im Einsatz. Jeder hat die Möglichkeit die einzelnen Module für seine Arbeit zu nutzen.
Mobiles Arbeiten mit Apps
Mobil ist das Unternehmen inzwischen auch unterwegs. Jedoch nutzen nur Geschäftsführer Jens Gottschalk und die Meister die App „TopAdressen“. Von unterwegs können somit ganz einfach Adressdaten und andere Kundeninformationen gepflegt und abgerufen werden. Kundenumsätze, Gesprächsinhalte, Absprachen, offene Posten und andere Informationen bilden eine wichtige Basis für vor- und nachbereitende Kundengespräche. Gleichzeitig können mit der App Termine koordiniert werden. Für die Zukunft denkt die Jens Gottschalk GmbH auch über den Einsatz der App „TopReparatur“ nach. Hiermit kann das Unternehmen direkt von unterwegs aus Reparaturaufträge erstellen, verwalten und abrechnen. Dabei sind die Datenerfassung und der Zugriff auf die Materialbestände, Lohndaten oder Textstammdaten auch ohne Online-Verbindung möglich. Durch die Kooperation mit der Berliner SumUp Ltd. ist auch die sofortige Abrechnung über Kredit- und EC-Karten vor Ort möglich.
Arbeitgeber für rund 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Das Norderstedter Unternehmen hat sich mit den Jahren auf vier gesunde Beine gestellt: Die rund 60 Angestellten (Sanitärinstallateure und Heizungsbauer, Klempner und Dachdecker sowie kaufmännische Mitarbeiter), darunter auch zehn Auszubildende, sind in den Bereichen Sanitär- sowie Heizungstechnik, Bedachung sowie Klempnerei und in einer umfangreichen Badausstellung aktiv. Dieses breite Spektrum verdankt das Team dem unermüdlichen Eifer von Geschäftsführer Jens Gottschalk, der in den Berufen Gas- und Wasserinstallateur, Klempner und Dachdecker seine Meisterprüfungen abgelegt hat.