Erfahrung aus der Praxis: SHK-Unternehmen Jung und Krämer
Dass das SHK-Unternehmen Jung & Krämer GmbH im Oktober 2012 auf die Bürosoftware TopKontor Handwerk umsteigt, hat keine schöne Vorgeschichte: Es ist ein Totalcrash der Vorgängersoftware im Jahr 2010 mit einem Verlust aller Daten bis ins Jahr 2009. Eine wahre Katastrophe für ein kleines Handwerksunternehmen. Der herbeigeeilte IT-Experte spielt damals eine Übergangssoftware auf und kann immerhin die Kundendaten bis 2009 retten. Weil die Übergangssoftware aber nicht ausreicht, wird die Jung & Krämer GmbH auf das Programm TopKontor Handwerk vom Softwareunternehmen blue:solution software GmbH aufmerksam. „Zur passenden Zeit haben wir einen Anruf vom Unternehmen aus Rheine mit der Bitte erhalten, uns doch einmal ihre Handwerkersoftware vorstellen zu dürfen“, erinnert sich Yvonne Jung, die gemeinsam mit einer Kollegin im Unternehmen für die Büroarbeit zuständig ist. Bis heute ist das zwölfköpfige SHK-Unternehmen mit der Software rundum zufrieden.
„Mit der Software haben wir einen ganz tollen Überblick über alle dem jeweiligen Kunden zugeordnete Projekte. Hiermit geht einfach nichts verloren“, erklärt Yvonne Jung. Jeden Tag hat sie die Software im Einsatz und ist begeistert von ihrer einfachen Bedienbarkeit. Denn die Software lasse sich einfach und intuitiv bedienen – wer die gängigen Microsoft-Anwenderprogramme beherrsche, fühle sich in der Anwendermaske von TopKontor Handwerk wie zuhause, betont Yvonne Jung. Bis die Handwerkersoftware bei der Jung & Krämer GmbH einzog, waren Angebote und Rechnungen mit dem Vorgängerprogramm verfasst worden, was aber leider nicht immer ganz optimal funktionierte.
„wysiwyg“-Funktion macht Inhalte sofort sichtbar
Yvonne Jung und ihre Kollegin Anschreiben erstellen die Anschreiben jetzt direkt in der Software. Dabei loben die beiden vor allen die in der Handwerkersoftwarebranche beinahe einzigartige „wysiwyg“-Funktion (what you see is what you get) in der Dokumentenbearbeitung: Hier kann in allen Dokumenten, ob als Angebot, Auftrag oder Rechnung erstellt, direkt gearbeitet werden. Änderungen sind sofort sichtbar und Inhalte werden nicht erst in der Druckvorschau gezeigt. Außerdem hat die Jung & Krämer GmbH die Möglichkeit genutzt, in allen Unternehmensdokumenten auch das Unternehmenslogo und einen Briefkopf mit allen wichtigen Unternehmensdaten einzubinden. Mit nur wenigen Klicks werden die entsprechenden Stammdaten der Kunden in die Dokumente eingebunden. Und anschließend den Kunden zugeordnet, so dass Korrespondenzen auch im Nachhinein noch nachvollziehbar bleiben. Einzig Mahnung, die werden noch über ein Kassenbuch handschriftlich dokumentiert, dann in einem anderen Programm verfasst und rausgeschickt.
OP-Verwaltung sorgt für Überblick über offene Posten
„Ja, hier wissen wir, dass das Programm mit der Offenen-Posten-Verwaltung das viel praktischer anbietet. Doch bisher sind wir leider noch nicht dazu gekommen, uns damit intensiv auseinander zu setzen“, bedauert Yvonne Jung. In Zukunft wolle sie sich aber einmal intensiv mit diesem praktischen Modul befassen. Hier werden die offenen Rechnungen nach Fälligkeit sortiert und der Anwender entsprechend erinnert, den Zahlungseingang zu prüfen. Ist das nicht erfolgt, liefert die Software ein fertiges Anschreiben für die erste Zahlungserinnerung mit dem neu errechneten Zahlungsziel.
Nach der Zahlungserinnerung folgen verschiedene Mahnstufen. Auch für diese gibt es vorformulierte Mahnanschreiben und entsprechende Erinnerungen von der Software. Ganz einfach haben Handwerksunternehmen damit ihre Wirtschaftlichkeit im Blick. Weil diese Informationen auch wieder den jeweiligen Kunden zugeordnet werden, kann das Team bei zukünftigen Projekten darauf basierende Entscheidungen treffen.
Praktisch: Schnittstellen liefert Grundlage für preisaktuelle Angebote
Als absolut praktisch beschreibt Yvonne Jung die Schnittstellen, die die Software mitbringt. Über die Schnittstelle Datanorm kann das SHK-Unternehmen Artikel- und Leistungsstämme von Fachgroßhändlern importieren und als Basis für Angebote nutzen. Damit erhalten die Kunden immer die aktuellsten Angebote. Auch über die Schnittstelle IDS-Connect hat die Jung& Krämer GmbH eine direkte Anbindung zu den Schop-Systemen von Großhändlern. Der Warenkorb kann damit beispielsweise empfangen und auch gesendet werden. Die Funktion Artikel-Deep-Link ermöglicht eine direkte Einsicht in aktuelle Preise und die Verfügbarkeit von Artikeln. Artikelnummern können direkt übergeben werden und zeigen dann die Artikeldaten an. Yvonne Jung und ihrer Kollegin bleiben für die Angebotserstellung somit mühseliges Blättern in Großhandelskatalogen erspart. Die Abfrage erfolgt automatisch und kann zu jeder Tages- sowie Nachtzeit erfolgen. „Das spart wirklich eine Menge Zeit“, betont Yvonne Jung, die ihrem Mann Andreas Jung den Rücken im Büro freihält. Tauchen einmal Fragen oder kleinere Probleme auf, wird das Unternehmen direkt von der EDV-Beratung Hilbert in Ransbach-Baumbach betreut. Es ist eines von mehr 400 blue:solution-Partnerunternehmen, das sich um die Kunden direkt vor Ort kümmert.
Familienunternehmen Jung & Krämer GmbH
Er selber kann sich dann voll und ganz auf seine Arbeit als Geschäftsführer des Sanitärunternehmens konzentrieren und für die acht Monteure, die täglich für das Unternehmen aktiv sind, Aufträge reinholen oder gar selber mit anpacken. 1977 wird das Unternehmen von seinem Vater Reinhold Jung und von Paul Werner Krämer gegründet, der 1997 aus dem Unternehmen ausscheidet – jedoch den Unternehmensnamen zurücklässt. Es ist auch das Jahr, in dem Andreas Jung als Installations- und Heizungsbaumeister ins Unternehmen einsteigt und bis heute erfolgreich führt. Ein Blick auf die Homepage zeigt: Das Unternehmen hat viele Spezialgebiete rund um Heizung, Sanitär, Solar und Photovoltaik im Portfolio etabliert. Um sich auch für die Zukunft zu rüsten, bildet das Unternehmen junge Menschen zu Anlagenmechaniker für Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik aus.