Erfahrungsbericht Wirtz

Dass die Nachkalkulation gerade und auch für ein kleines Unternehmen wie Elektrotechnik Wirtz (über-)lebenswichtig sein kann, hat Frank Wirtz am eigenen Leib erfahren müssen. Weil ein lukrativer Kunde nicht zahlen konnte, musste er an seine Reserven gehen und die konnte er nur bilden, weil er mit Hilfe seiner Handwerkersoftware einen Überblick darüber hatte, was bei Projekten für ihn hängen bleibt. „Vor TopKontor Handwerk hatte ich eine ungefähre Ahnung davon, aber irgendwie war es immer so über den Daumen. Nichts Konkretes. Jetzt weiß ich, in welche Aufträge ich richtig Energie reinstecken sollte und welche ich lieber reduziere“, erklärt Frank Wirtz.

Wirtschaftlich arbeiten mit Hilfe einer Nachkalkulation – das ist eigentlich schon lange sein Ziel. Bevor er die Software von der blue:solution software GmbH einsetzt, hat er ein einfaches Büroprogramm im Einsatz. Hier fehlt es ihm aber an allen Ecken und Enden an Funktionalitäten, die seine Büroarbeit vereinfachen können. Etwas Neues muss her. Und so bricht er 2013 auf zur Frankfurter Messe „Light & Building“. Unter dem Angebot der vielen Softwareprogramme entscheidet er sich am Ende für die Handwerker Software TopKontor aus Rheine. „Hier passt das Preis-Leistungsverhältnis einfach. Darüber hinaus gefällt mir die Anwendermaske sehr und sie erscheint mir damals auf Anhieb intuitiv bedienbar“, erinnert er sich an den Messeausflug. Im alltäglichen Einsatz im heimischen Büro wird das am Ende schnell zum Vorteil. Weil er den Umgang mit gängigen Microsoftanwenderprogrammen gewöhnt ist, ist auch TopKontor Handwerk kein Neuland mehr.

Offene Posten im Blick

Neben der Nachkalkulation, die nicht nur eine Basis für zukünftige Projekte bildet, sondern ihm bei größeren Aufträgen den Überblick behalten lässt und ihm ermöglicht, auch dem Kunden einen Zwischenstand zu liefern, gehört auch die Offene-Posten-Verwaltungen zu einem vielgenutzten Modul der Software. Die offenen Rechnungen werden hier nach Fälligkeit sortiert und der Anwender entsprechend erinnert, den Zahlungseingang zu prüfen. Ist das nicht erfolgt, liefert die Software ein fertiges Anschreiben für die erste Zahlungserinnerung mit dem neu errechneten Zahlungsziel. Nach der Zahlungserinnerung folgen verschiedene Mahnstufen. Auch für diese gibt es vorformulierte Mahnanschreiben und entsprechende Erinnerungen von der Software. „Hiermit habe ich alle offenen Posten im Blick und kann entsprechend darauf reagieren. Auch das ist wichtig für die Wirtschaftlichkeit meines Unternehmens“, betont Frank Wirtz.

App macht Büro mobil

Weil Elektrotechnik Wirtz zahlreiche Reparaturen durchführt, nutzt er auch die Funktion „Reparaturaufträge“ regelmäßig. Hiermit erstellt, verwaltet und rechnet Frank Wirtz Arbeits- und Reparaturaufträge bequem ab. Schon bald will er auch die mobile Version, also die App „TopReparaturen“, nutzen. „Davon verspreche ich mir sehr viel, denn dann kann ich von unterwegs aus Reparaturaufträge bearbeiten“, erklärt Frank Wirtz. Dabei sind die Datenerfassung und der Zugriff auf die Materialbestände, Lohndaten oder Textstammdaten auch ohne Online-Verbindung möglich. Durch die Kooperation mit der Berliner SumUp Ltd. ist auch die sofortige Abrechnung über Kredit- und EC-Karten vor Ort möglich – ob Wirtz das in Zukunft nutzen wird, ist noch nicht klar. In jedem Fall will er mit der Zukunft gehen und mit der App Zeit sparen.

Mitarbeiterplanung vereinfachen

Mit Hilfe des Kalenders weiß Frank Wirtz wer von seinem Team aktuell welches Projekt bei welchem Kunden bearbeitet. Und die Funktion Mitarbeiterplanung macht gleichnamiges in „abgespeckter“ Form möglich – aber auch in einem kleinen Unternehmen mit überschaubarem Mitarbeiterstamm ist diese Erfassung wichtig. Jedem Mitarbeiter kann Frank Wirtz dann eine Tätigkeit sowie eine entsprechende Stundenzahl zuordnen und am Ende des Monats mit einem Bericht sich selbst sowie die Kollegen über die erbrachten Stunden informieren. Arbeitet Frank Wirtz direkt in einem Dokument, sieht er auch umgehend, welche Änderungen er vornimmt – „eben genauso, wie in einem Textverarbeitungsprogramm“, betont er zufrieden. Möglich macht es die in der Handwerkersoftwarebranche beinahe einzigartige „wysiwyg“-Funktion (what you see is what you get) in der Dokumentenbearbeitung. Hiermit wird in allen Dokumenten, ob als Angebot, Auftrag oder Rechnung erstellt, der Inhalt sofort sichtbar. Außerdem hat Elektrotechnik Wirtz die Möglichkeit genutzt, in allen Unternehmensdokumenten auch das Unternehmenslogo und einen Briefkopf mit allen wichtigen Unternehmensdaten einzubinden. Das macht den Unternehmensauftritt nach außen hin wieder erkennbar und wirkt professionell.

Praktische GAEB-Schnittstelle

Praktisch für ihn auch die Schnittstellen, die TopKontor Handwerk mitbringt. So kann er für seine Kunden immer auf die neuesten Preise seiner Großhändler zugreifen und somit preisaktuelle Angebote sowie Kalkulationen erstellen. Mit der GAEB-Schnittstelle kann Frank Wirtz GAEB-Ausschreibungen zeitnah sowie einfach importieren und verpasst somit nichts. Gleichzeitig kann er bei dieser GAEB-Datei seine Kalkulation hinterlegen, um sie dann an den Auftraggeber zurückzusenden.
Als sich Frank Wirtz im Juni 2004 selbstständig macht, braucht er noch keine Bürosoftware. Damals ist der gelernte Fernsehtechnikmeister noch alleine unterwegs. Als Elektrotechnikmeister steigen die Auftrags- und auch die Mitarbeiterzahlen. Inzwischen bildet das Unternehmen auch die eigenen Fachkräfte aus. Mit seinem Unternehmen setzt er Projekte im Büro-, aber auch im Privatbau um. Zum Portfolio zählen die Elektro-, Radio- und Fernseh- sowie Antennentechnik.